L’argomento che affrontiamo in questo articolo tratta la procedure di liquidazione, in particolare, ci si chiede se tale fase necessità di un provvedimento espresso, come una determina di liquidazione, oppure, semplicemente può essere conclusa con procedure di automatismi o prassi semplificate.
La normativa di riferimento è chiara, la fase della liquidazione deve necessariamente tradursi in un provvedimento amministrativo espresso.
Eppure, nella pratica amministrativa, si registra una diffusa resistenza verso questo obbligo. Spesso si tende a considerare l’adozione formale degli atti come un passaggio inutile o eccessivamente burocratico, da evitare in nome di una presunta semplificazione.
Il falso mito della semplificazione
Alla base di queste prassi vi è un’idea distorta di semplificazione. Si ritiene, infatti, che semplificare significhi eliminare passaggi, saltare atti o ridurre gli adempimenti, anche quando questi sono imposti dalla legge.
In realtà, la semplificazione amministrativa non coincide con l’omissione di attività doverose. Essa consiste, piuttosto, nella razionalizzazione dei processi, nella riduzione dei tempi e nell’eliminazione di passaggi inutili, ma sempre nel rispetto del principio di legalità.
Questo principio impone alla pubblica amministrazione di agire nei limiti e secondo le modalità stabilite dalla legge. Di conseguenza, possono essere semplificati solo quei passaggi che non sono espressamente previsti dalla normativa.
Un riferimento fondamentale è sempre la base della procedura amministrativa, stabilito nella Legge 241/1990, che vieta l’aggravamento del procedimento amministrativo, e non consente certo di eliminare fasi obbligatorie. Infatti, se l’ordinamento descrive in modo puntuale le fasi di un procedimento, non esistono margini per ometterle. La pubblica amministrazione non ha il potere di modificare l’iter procedurale stabilito dalla legge, ma può solo evitare di appesantirlo ulteriormente.
La liquidazione come fase autonoma del procedimento
La liquidazione non è un passaggio meramente formale, ma una vera e propria fase autonoma del procedimento di spesa.
L’Art. 184 TUEL chiarisce che la liquidazione serve a determinare la somma certa e liquida da pagare, sulla base dei documenti che attestano il diritto del creditore.
Si tratta quindi di un momento decisivo, in cui l’amministrazione verifica che la prestazione sia stata effettivamente eseguita e che il credito sia certo, liquido ed esigibile.
Proprio perché autonoma, questa fase deve essere gestita come un vero e proprio procedimento amministrativo, con tutte le garanzie previste dalla legge.
Cosa di la norma?
La liquidazione, secondo la legge, “è disposta”. Questo significa che deve derivare da una manifestazione di volontà della pubblica amministrazione, che può avvenire solo attraverso un provvedimento amministrativo.
Un provvedimento, per essere tale, deve avere caratteristiche precise, deve essere adottato al termine del procedimento, deve avere forma espressa, deve essere motivato e deve essere emanato dall’organo competente.
Non è quindi possibile sostituire il provvedimento con formule generiche, timbri standardizzati o automatismi informatici. Una dicitura come “visto, si liquida” non è sufficiente, perché non consente di esplicitare le ragioni della decisione né di verificare il corretto svolgimento dell’istruttoria.
La competenza ad adottare il provvedimento
Un aspetto importante riguarda anche la competenza ad adottare il provvedimento di liquidazione. La liquidazione, infatti, compete all’ufficio che ha dato esecuzione al provvedimento di spesa, in coerenza con quanto previsto dalla Legge 241/1990, che impone di individuare l’unità organizzativa responsabile dell’istruttoria e del provvedimento finale.
Nel caso della liquidazione, l’ufficio competente è quello che ha gestito il contratto o il procedimento da cui nasce l’obbligazione, poiché è il soggetto che può verificare la regolarità della prestazione e la sussistenza del diritto del creditore.
Qual è il valore sostanziale della liquidazione?
Liquidare una spesa significa molto più che autorizzare un pagamento. Significa, attestare che la prestazione è stata eseguita correttamente, che rispetta le condizioni contrattuali e che il soggetto creditore è legittimato a ricevere quanto dovuto.
In questo senso, la liquidazione rappresenta il momento in cui si accerta definitivamente che il credito è esigibile.
Questo passaggio è fondamentale anche per il servizio finanziario, che può procedere al pagamento solo sulla base di un titolo giuridico valido, cioè di un provvedimento scritto, motivato e sottoscritto.
I rischi per un cattivo iter procedurale
Le prassi che evitano l’adozione di un provvedimento espresso espongono l’amministrazione a gravi rischi. Si tratta, infatti, di comportamenti che possono determinare violazioni di legge, inefficienze e difficoltà nella gestione contabile.
L’assenza di un provvedimento rende incerta la legittimità del pagamento e può compromettere la corretta gestione delle risorse pubbliche. Inoltre, affidarsi a automatismi o a prassi implicite significa rinunciare alla funzione di controllo e verifica che è propria dell’amministrazione.
Determina o atto? Un falso problema
Un’ultima questione riguarda la denominazione del provvedimento. Si parla spesso di “atto” o di “determina”, ma si tratta di un problema solo apparente.
Ciò che conta non è il nome del provvedimento, ma la sua sostanza. La liquidazione deve essere formalizzata in un provvedimento amministrativo, con tutte le caratteristiche richieste dalla legge.
In questo senso, è del tutto coerente qualificare la liquidazione come una determinazione, al pari degli altri atti adottati dai dirigenti o dai responsabili di servizio.
La liquidazione non è semplificabile
Alla luce del quadro normativo, appare evidente che la liquidazione non può essere gestita in modo implicito o automatico.
Essa deve necessariamente essere formalizzata in un provvedimento espresso, scritto, motivato e sottoscritto. Non si tratta di un formalismo inutile, ma di una garanzia fondamentale di legalità, trasparenza ed efficienza.
La vera semplificazione non consiste nel saltare gli atti, ma nel rispettare le regole rendendo i procedimenti più rapidi ed efficaci.
L’inerzia o l’omissione non sono strumenti di buona amministrazione, ma segnali di una gestione che rinuncia al proprio ruolo.