Nel diritto amministrativo, uno degli aspetti più importanti riguarda il ruolo del responsabile del procedimento durante la fase istruttoria. La Legge 241/1990 attribuisce a questa figura il compito di raccogliere tutti gli elementi necessari affinché l’amministrazione possa prendere una decisione corretta e supportata da una motivata.
La normativa di riferimento chiarisce che il responsabile del procedimento non è il soggetto che adotta il provvedimento finale.
Nella maggior parte dei casi, il responsabile del procedimento svolge l’istruttoria e trasmette gli atti all’organo competente, cioè all’autorità decisionale che dovrà adottare la decisione finale. Solo quando una norma gli attribuisce espressamente quella competenza può adottare direttamente il provvedimento conclusivo.
Questo principio emerge chiaramente dall’art. 6 della legge 241/1990, secondo cui il responsabile del procedimento può adottare il provvedimento finale soltanto “ove ne abbia la competenza”, mentre negli altri casi deve trasmettere le risultanze dell’istruttoria all’organo competente con una proposta di provvedimento finale.
L’importanza dell’istruttoria amministrativa
La fase istruttoria è il momento in cui l’amministrazione ricostruisce i fatti e valuta gli interessi coinvolti nel procedimento. In pratica, il responsabile del procedimento costruisce la base tecnica e giuridica su cui verrà presa la decisione finale. Per questo motivo l’istruttoria deve essere completa e accurata.
Durante questa fase vengono svolte numerose attività: si verifica la regolarità della domanda fatta dall’interessato, la tempestività, la presenza dei requisiti richiesti dalla legge e l’eventuale esistenza di controinteressati. Possono inoltre essere effettuate audizioni, ispezioni, richieste di integrazione documentale, conferenze di servizi e valutazioni tecniche.
Tutte queste attività confluiscono normalmente in una relazione istruttoria, cioè un documento che riassume il lavoro svolto e le conclusioni raggiunte.
Occorre fare presente che il responsabile del procedimento, spesso formula la proposta di provvedimento, in quanto è un atto interno con cui suggerisce all’autorità competente quale decisione adottare, e tale proposta, non è vincolante.
L’organo competente può seguirla oppure discostarsene, e se decide di non condividere le conclusioni dell’istruttoria, deve però spiegare le ragioni della scelta attraverso una motivazione adeguata. Questo aspetto è molto importante perché garantisce trasparenza e impedisce decisioni arbitrarie.
La proposta istruttoria e la decisione finale
Quando l’unità organizzativa condivide la proposta formulata dal responsabile del procedimento, ne fa propri i contenuti e li trasforma nel provvedimento finale. In questi casi, la decisione resta comunque imputabile esclusivamente all’organo che l’ha adottata.
Anche quando l’autorità decide di discostarsi dalla proposta, la responsabilità della decisione finale resta sempre sua. Tuttavia, la legge impone di motivare il dissenso rispetto alle risultanze istruttorie.
In alcuni casi il provvedimento finale può richiamare direttamente la proposta istruttoria “per relationem”. Per questo motivo la proposta deve essere formalizzata correttamente, quindi redatta per iscritto, datata, firmata e protocollata.
Questo modello organizzativo continua ad avere un ruolo centrale anche nel nuovo Decreto Legislativo 36/2023. Nel sistema degli appalti pubblici, infatti, il RUP , oggi responsabile del progetto, può ricevere proposte e valutazioni da seggi di gara o strutture di supporto, mantenendo però la responsabilità finale della decisione adottata.
Anche la giurisprudenza amministrativa ha confermato la correttezza di questo schema. In particolare, il TAR Lazio, con la sentenza n. 13575 del 10 luglio 2025, ha ribadito l’importanza della distinzione tra attività istruttoria e decisione finale, valorizzando il ruolo centrale del responsabile del procedimento nella costruzione dell’istruttoria amministrativa.
- per relationem :si intende che all’interno del provvedimento non spiega direttamente tutte le ragioni della decisione, ma richiama un altro atto o documento che contiene già quelle motivazioni.