Le regole linguistiche per scrivere un atto amministrativo corretto

Iniziamo l’introduzione dei cinque “principi base” del linguaggio amministrativo:

• Chiarezza: il destinatario capisce subito chi fa cosa, perché e con quali effetti.
• Precisione: parole e collegamenti logici devono essere univoci (niente frasi “interpretabili”).
• Coerenza: stessi concetti = stessi termini, dall’inizio alla fine.
• Semplicità: frasi lineari, tecnicismi solo quando servono (e spiegati).
• Economia: dentro c’è solo ciò che serve, senza ridondanze o ripetizioni inutili.

Far capire subito “chi/cosa/perché”

Quando si scrive un atto è importante organizzare le informazioni con una progressione chiara:

• Chi adotta l’atto (organo/ufficio competente).
• Che cosa decide (oggetto + decisione).
• Perché lo decide (motivazione).
• Dove e quando si applica.
• Come si esegue (tempi, modalità, effetti).

Articolare il testo con questo contenuto, oltre ad una più chiara impostazione, rende l’atto completo di tutte le principali informazioni cercate dal lettore.

Un testo completo

Gli errori da evitare sono l’utilizzo di periodi troppo lunghi, giri di parole e tecnicismi inutili. Evitare uno stile telegrafico  con tagli eccessivi che fanno sparire i nessi logici. I principali obiettivi sono inserire le informazioni necessarie con un ordine logico.

Per riuscire nel migliorare la leggibilità e la “tenuta” dell’atto bisogna inserire periodi brevi, frasi semplici ed esplicite, mettendo prima la frase principale e poi (eventuali) subordinate.

Un primo esempio ideale: “L’ufficio trasmette la comunicazione al responsabile del procedimento.”

Ecco un esempio di un testo scritto male:

Il Responsabile del Settore, considerato che in data 10 maggio è stata presentata istanza da parte del sig. Rossi per la concessione del contributo e che la documentazione risultava incompleta nonché carente sotto il profilo dei requisiti richiesti dal regolamento comunale, ritenuto pertanto di non poter accogliere la suddetta richiesta, comunica che la stessa non potrà essere accolta e che l’interessato potrà eventualmente integrare la documentazione, ove ne ricorrano i presupposti.

Versione corretta:

Il Responsabile del Settore esamina l’istanza presentata dal sig. Rossi in data 10 maggio.

Dalla verifica della documentazione emerge che non sono presenti i requisiti previsti dal regolamento comunale.

Per tale motivo l’istanza è respinta.

Il sig. Rossi può presentare una nuova domanda allegando la documentazione completa.

Le connessioni logiche

Un atto deve “guidare” il lettore in nessi con connettivi chiari: pertanto, inoltre, successivamente, invece, ed evitare connettivi arcaici o in voluti. Meglio utilizzare frasi esplicite che implicite, facendo attenzione a gerundio e forme ambigue.

Esempio: “Avendo pubblicato…” può voler dire poiché, dopo che, sebbene… quindi è rischioso.

“E”, “o” e soprattutto niente “e/o”

Nei testi amministrativi la logica è sostanza:

• usa e se devono verificarsi tutte le condizioni;
• usa o se basta una condizione (o, se serve, chiarisci se è “una sola” o “almeno una”);
• evita e/o: è ambiguo. Meglio una elencazione chiara.

Quando elenchi, specifica sempre se l’elenco è:

• tassativo (solo, esclusivamente…);
• esemplificativo (in particolare, tra l’altro…);
• cumulativo (tutte le seguenti condizioni…);
• alternativo (almeno una / una e una sola…).

Frasi negative o affermative?

Quando è possibile è preferibile utilizzare la frase di tipo affermativa, in quanto più diretta e comprensibile (“È vietato” è più chiaro di “Non è permesso”). Evitare la doppia negazione perché aumenta il rischio di errore interpretativo.

Verbi: coerenza di tempo, persona e forma

Un testo amministrativo deve essere “stabile”:

• niente salti inutili tra presente/passato;
• niente oscillazioni tra io/noi, impersonale/personale;
• spesso l’indicativo presente basta e rende l’atto più solido.

In più:

• limita “stereotipi burocratici” e nominalizzazioni inutili
   (“Firmare” meglio di “apporre la firma”; “Si paga” meglio di “il pagamento si effettua”).

Pronomi e riferimenti: meglio ripetere che confondere

Nei testi amministrativi la ripetizione non è un difetto se evita ambiguità.

• se “esso/questo/ciò” può confondere, ripeti il sostantivo;
• i pronomi devono concordare perfettamente (genere/numero) con il referente.

Parole: preferisci l’italiano comune (e spiega i tecnicismi)

Regola pratica:

• usa parole comuni quando bastano (“problema”, non “problematica”);
• evita parole “ricercate” senza valore aggiunto;
• se serve un tecnicismo, usalo bene e (alla prima occorrenza) spiegalo;
• riduci arcaismi e latinismi (all’uopo, testé, onde, de iure…) se non indispensabili;
• parole straniere solo se davvero necessarie e senza alternativa (e, se serve, spiegare).

Genere nei ruoli: usa maschile/femminile in base alla persona

Negli atti e nei bandi è opportuno:

• usare il genere coerente con il referente: sindaca/sindaco, consigliera/consigliere;
• evitare forme scorrette tipo “la sindaco”;

Sigle e abbreviazioni

• limita sigle e abbreviazioni: spesso sono chiare solo a chi scrive;
• prima volta: denominazione per esteso + sigla tra parentesi;
• poi puoi usare la sigla con coerenza.

Maiuscole, numeri, date e grafica: ordine e leggibilità

• maiuscole: usale con criterio (nomi propri, enti, organi nella denominazione ufficiale);
• numeri: in lettere di regola, in cifre quando aumenta chiarezza (importi, percentuali, tabelle);
• date: 12 giugno 2010 (mese in lettere, minuscolo; anno a 4 cifre);
• impaginazione: pagina pulita, titoli chiari, pochi “effetti” (no sottolineature, corsivo solo per titoli/stranierismi).

La revisione non è “correggere refusi”. È controllare due cose:

1. completezza e correttezza giuridica (ci sono tutti gli elementi necessari?);
2. efficacia comunicativa (si capisce subito cosa fare, quando e come?).