In un contesto di governance moderna, i principi della pubblica amministrazione sono le basi giuridiche per plasmare un ambiente in cui le istituzioni operano nell’ottica della responsabilità, dell’equità e della collaborazione con i cittadini.
Proprio nel tema della collaborazione, l’accesso documentale, costituisce un principio generale che si fonda sulla partecipazione del cittadino all’attività amministrativa con lo scopo di perseguire l’interesse pubblico, assicurare l’imparzialità e la trasparenza dell’azione amministrativa.
Quali sono le basi normative?
L’accesso documentale trova il suo fondamento negli articoli 22 e seguenti della legge 241/90 e nell’articolo 97 della Costituzione, che richiama i principi di imparzialità, buon andamento e trasparenza.
Proprio per questo, il diritto di accesso rientra nei livelli essenziali delle prestazioni, in quanto si presenta come un diritto incomprimibile dall’autonomia regionale o locale.
Cosa si intende per accesso documentale?
Per accesso documentale si intende il diritto da parte degli interessati di poter prendere visione dei documenti e di estrarre copia, al fine di tutelare un proprio interesse giuridicamente rilevante.
La particolarità dell’accesso documentale, previsto dalla legge 241/90, è la sua natura “egoistica”, nel senso che non serve a controllare in generale l’operato della Pubblica Amministrazione, ma è finalizzato alla tutela di una posizione soggettiva propria. Possiamo fare alcuni esempi:
- il cittadino che vuole difendersi da un provvedimento amministrativo;
- il vicino di casa che contesta un permesso edilizio;
- l’impresa che intende verificare gli atti di una gara;
- il soggetto escluso da una procedura di gara alla quale avrebbe interesse a partecipare;
- il soggetto coinvolto in un procedimento tributario o sanzionatorio.
In tutti questi casi, l’accesso documentale consente di conoscere il contenuto degli atti.
Chi ha diritto a chiedere l’accesso agli atti?
Il diritto all’accesso documentale è previsto agli interessati che possono essere:
- soggetti privati;
- portatori di interessi pubblici o diffusi;
La condizione che sussista un interesse da parte dei richiedenti si basa sulla sussistenza di requisiti che, se vengono meno, la richiesta non è ammessa. Questi requisiti li possiamo così sintetizzare:
- diretto (cioè il documento serve proprio al richiedente);
- concreto (è utile per la tutela di una specifica posizione);
- attuale (non ipotetico o futuro);
- giuridicamente tutelato (diverso dal titolare di un diritto soggettivo o di un interesse legittimo ma di una posizione considerata giuridica soggettiva allo stato anche semplicemente potenziale;
- collegato al documento richiesto.
Cosa differenzia l’accesso documentale formale e informale?
Queste due denominazioni di accesso documentale si distinguono dal fatto che quello informale non ci sono controinteressati, la richiesta è semplice ed è immediatamente accoglibile. In questo caso l’amministrazione consente l’accesso senza formalità, spesso anche verbalmente.
Diverso è l’accesso documentale formale, in quanto è necessario quando l’amministrazione ha dubbi sull’interesse del richiedente e sono presenti dei controinteressati. In questo caso l’istanza deve essere scritta e motivata, e l’amministrazione deve concludere il procedimento con un provvedimento espresso.
Come si svolge l’accesso agli atti?
L’accesso agli atti viene richiesto dal cittadino che ha un interesse ad una determinata pratica e viene richiesto direttamente all’ente che detiene materialmente i documenti, anche se non sa con certezza quale sia l’ufficio che ha la competenza principale sul procedimento.
Per esempio se il SUAP (Sportello Unico per le Attività Produttive), riceve una pratica edilizia che include pareri da parte di enti terzi come l’ASL o dei Vigili del Fuoco, è tenuto a consentire la consultazione, evitando all’interessato di dover interpellare singolarmente ogni altro ente coinvolto al procedimento.
Infatti con il processo di digitalizzazione i documenti circolano come copie informatiche consentendo la conservazione del documento a più amministrazione e il cittadino ha diritto di presentare la propria istanza di accesso a uno degli enti che possiede la documentazione.
Chi sono i controinteressati?
I controinteressati sono tutti quei soggetti, individuati o facilmente individuabili, che a seguito della richiesta di accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza.
Per tale ragione in presenza di controinteressati, l’amministrazione deve notificare loro la richiesta effettuata per l’accesso e consentire loro di presentare una motivata opposizione.
Questa fase è particolarmente delicata e rappresenta una delle principali novità introdotte nel 2006.
Quando può presentare una motivata opposizione?
Il controinteressato nel ricevere la notifica può opporsi all’accesso se:
- sono coinvolti dati personali;
- la conoscenza del documento lede un diritto alla privacy giuridicamente rilevante.
In questi casi l’amministrazione deve effettuare un bilanciamento tra il diritto di accesso e diritto alla riservatezza (GDPR). Proprio per garantire un equilibrio tra i due, l’amministrazione può procedere nel consentire:
- un accesso parziale;
- un accesso ai documenti oscurando i dati sensibili.
Quali sono i documenti non accessibili?
I documenti a cui non è possibile chiedere l’accesso sono:
- le informazioni non contenute in documenti già esistenti;
- i documenti coperti da segreto di Stato;
- alcuni atti dei procedimenti tributari;
- gli atti normativi e di pianificazione generale;
- i quiz psico-attitudinali dei concorsi.
Occorre ricordare che l’accesso documentale non può essere utilizzato per costringere la PA a creare nuovi documenti.
Cosa succede in caso di rifiuto?
Partendo dal presupposto che la regola generale alla richiesta di presa visione del documento è l’accesso e la riservatezza rappresenta l’eccezione, l’amministrazione che nega l’accesso lo deve motivare l’atto. Si rimanda l’approfondimento di questo argomento nell’articolo che tratta il tema del rifiuto all’accesso documentale.