La semplificazione amministrativa è un traguardo essenziale per poter garantire una maggiore efficienza nelle procedure che riguardano le funzioni amministrative. Questo processo riguarda tre aspetti principali.
Il primo è la semplificazione normativa, intervenendo sulla riduzione delle norme, intervendo su una maggiore omogeneità, anche attraverso strumenti come i testi unici.
Il secondo aspetto riguarda invece le procedure come strumenti di semplificazione che rendono più veloce l’azione amministrativa, come il termine certo del procedimento, la conferenza di servizi, il silenzio assenso, la SCIA e il preavviso di rigetto.
Il terzo ambito è l’intervento sulla documentazione, ed è in questo ambito che si collocano le dichiarazioni sostitutive. Qui non si modificano né le norme né le procedure, ma si semplifica il rapporto tra cittadino e amministrazione, infatti invece di presentare certificati, il cittadino può dichiarare direttamente alcune informazioni.
Cosa sono le dichiarazioni sostitutive di certificazione
Le dichiarazioni sostitutive sono previste dal DPR 445/2000 e consentono al cittadino di sostituire i certificati con una propria dichiarazione.
Questo significa che, nei rapporti con la pubblica amministrazione, con i gestori di servizi pubblici e anche con i privati, non è più necessario presentare documenti come certificati anagrafici o titoli di studio, ma è sufficiente dichiararne il contenuto.
Un aspetto molto importante è che la pubblica amministrazione non può rifiutare queste dichiarazioni. Se lo fa, o se richiede comunque certificati, commette una violazione dei doveri d’ufficio.
Cosa sono e come funzionano?
La dichiarazione sostitutiva di certificazione permette all’interessato di dichiarare direttamente dati che normalmente risultano da certificati ufficiali.
Ad esempio, è possibile autocertificare:
- la residenza;
- il titolo di studio (diploma o laurea);
- dati anagrafici.
Questa documentazione sostituisce quindi la dichiarazione e ha lo stesso valore del certificato originale.
In realtà, non si tratta di una novità recente: era già prevista in una legge del 1968, ma è stata valorizzata e rilanciata con le riforme Bassanini degli anni ’90, per poi confluire nel DPR 445/2000.
Dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà
Accanto alla dichiarazione sostitutiva di certificazione esiste un’altra forma molto simile, ovvero la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà. La differenza è semplice ma fondamentale.
In questo caso non si dichiara il contenuto di un certificato, ma si attestano a stati, fatti, qualità personali di cui il soggetto ha diretta conoscenza. Si tratta quindi di una dichiarazione più ampia, utilizzata quando non esiste un certificato specifico.
Inoltre, con la dichiarazione sostitutiva si autorizza anche il trattamento dei dati personali, secondo quanto previsto dal codice della privacy (D.lgs. 196/2003).
Quali sono i certificati che non possono essere autocertificati?
Non tutti i certificati possono essere sostituiti da semplici dichiarazioni, se il loro rilascio richiede una competenza specifica. Infatti restano escluse da queste dichiarazioni:
- certificazioni mediche e sanitarie;
- certificazioni veterinarie;
- certificati di origine;
- certificati di conformità CE;
- marchi e brevetti.
Chi può utilizzare le dichiarazioni sostitutive
Possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive:
- cittadini italiani e dell’Unione europea;
- società, enti, associazioni e pubbliche amministrazioni con sede in Italia o nell’UE;
- cittadini di paesi terzi, se regolarmente soggiornanti, nei limiti previsti dalla legge.
Sono previsti anche casi particolari come per i minori in quanto dichiarano i genitori o il tutore, per gli interdetti il tutore e per gli inabilitati o minori emancipati l’interessato con l’assistenza del curatore.
Se una persona non può firmare, la dichiarazione viene resa davanti a un pubblico ufficiale e in caso di impedimento temporaneo per motivi di salute, può dichiarare un familiare stretto.
Presentazione e validità
La dichiarazione si sottoscrive semplicemente la dichiarazione e la si presenta o la si trasmette via posta o via e-mail, in quest’ultimo caso è necessaria la firma digitale o pec.
Per quanto riguarda la validità le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono:
- per i certificati rilasciati dalle pubbliche amministrazioni attestanti stati, qualità personali e fatti non soggetti a modificazioni è illimitata;
- per i restanti certificati è di 3 mesi (o più se previsto da leggi o regolamenti).