L’interessato che presenta la richiesta di visionare atti amministrativi, non sempre riceve un esito positivo dall’ente. Infatti, la risposta potrebbe essere un rifiuto, anche in modo non espresso, un accesso limitato o differita nel tempo.
Il principio su cui si fonda l’accesso documentale
Come abbiamo già anticipato nel precedente articolo, l’amministrazione che detiene i documenti ha l’obbligo di pronunciarsi sull’istanza di accesso nel rispetto dei principi della Legge 241 del 1990 in cui la trasparenza è la regola, mentre la riservatezza è l’eccezione.
Sulla base di questa regola fondamentale, l’ente non può ignorare la richiesta né lasciare il cittadino in una situazione di incertezza.
Infatti, entro il termine di trenta giorni, l’amministrazione deve assumere una posizione chiara, che può tradursi in un accoglimento pieno, in un accoglimento parziale oppure in un diniego.
Anche il rinvio nel tempo della conoscibilità dei documenti costituisce una decisione e come tale deve essere motivata. Andiamo ad approfondire queste situazioni giuridiche più nel dettaglio.
L’accoglimento della richiesta di accesso
Il caso più generico è l’accoglimento della richiesta. Quando l’amministrazione ritiene legittima l’istanza e non ci sono dei limiti o cause ostative, viene consentito l’accesso ai documenti richiesti.
In questa ipotesi il richiedente ottiene la visione dei documenti richiesti e può prendere visione degli atti o estrarne copia secondo le modalità indicate dall’ufficio competente.
L’accoglimento rappresenta la piena attuazione del principio di trasparenza amministrativa e non genera particolari problemi applicativi, poiché soddisfa integralmente l’interesse del richiedente.
Alcune richieste richiedono una valutazione che richiede una valutazione nel merito, verificando se i documenti richiesti siano effettivamente accessibili. Proprio queste complesse valutazioni richiedono, all’ufficio competente, approfondimenti della domanda e delle posizioni coinvolte che portano alla PA a chiudersi nella risposta, formando un silenzio che equivale al diniego.
In questo modo, però, il peso della tutela del diritto di accesso viene trasferito sul cittadino, che è costretto a ricorrere al giudice per ottenere una decisione nel merito.
Come si qualifica il silenzio dell’amministrazione?
Quando l’amministrazione non si esprime entro i trenta giorni, il silenzio equivale a un rifiuto. La regola dell’accesso documentale è che il valore giuridico del silenzio è il rifiuto.
In altri termini, il soggetto interessato deve procedere attraverso strumenti di tutela, come proporre ricorso al TAR entro trenta giorni dalla formazione del silenzio-rifiuto.
In questo caso il procedimento è semplificato e da tempi particolarmente rapidi. Il TAR, infatti, è chiamato a pronunciarsi entro trenta giorni, garantendo una tutela effettiva e tempestiva del diritto di accesso.
Anche il Consiglio di Stato, in caso di appello, deve decidere entro lo stesso termine, confermando l’attenzione del legislatore per la celerità di questo tipo di controversie.
Il rifiuto espresso dell’accesso documentale
Diversa è la posizione giuridica in cui vi è il rifiuto espresso. In questo caso l’amministrazione adotta un provvedimento formale con il quale nega integralmente l’accesso a tutti i documenti richiesti. Il rifiuto deve essere motivato, indicando le ragioni giuridiche che impediscono l’ostensione degli atti.
Il diniego può fondarsi, ad esempio, sulla tutela di interessi pubblici prevalenti, sulla riservatezza di terzi o l’assenza dei presupposti soggettivi o oggettivi per l’accesso.
Anche in presenza di un rifiuto espresso, il richiedente non rimane privo di tutela e può impugnare il provvedimento davanti al TAR con le stesse modalità e negli stessi termini previsti per il silenzio-rigetto.
Cosa si intende per accesso limitato?
Parliamo di accesso limitato quanto l’amministrazione risponde con un accesso parziale o un diniego parziale.
In pratica queste situazioni si verificano quando solo alcune parti dei documenti sono accessibili, mentre altre devono essere sottratte alla conoscenza del richiedente. L’amministrazione può procedere ad oscurare delle parti non accessibili, comunemente definito come “sbiancamento” delle informazioni riservate.
La limitazione consente di bilanciare il diritto di accesso con la tutela di interessi contrapposti, evitando un diniego totale quando non strettamente necessario. Anche in questo caso, tuttavia, il provvedimento deve essere adeguatamente motivato e può essere impugnato se ritenuto illegittimo.
Il differimento
Un’ulteriore ipotesi prevista dalla disciplina dell’accesso è il differimento. In questo caso l’amministrazione non nega l’accesso, ma rinvia nel tempo la possibilità di prendere visione dei documenti richiesti.
Il differimento è giustificato quando l’ostensione immediata degli atti potrebbe compromettere il buon andamento dell’azione amministrativa o altri interessi tutelati. I documenti, quindi, non possono essere resi disponibili “adesso”, ma lo saranno alla scadenza di un determinato termine.
Il differimento deve essere temporaneo e motivato, indicando chiaramente quando l’accesso sarà consentito. Anche questo provvedimento incide sulla posizione giuridica del richiedente e può essere oggetto di tutela giurisdizionale.
Il rapporto tra accesso documentale e segreto d’ufficio
Un aspetto centrale da comprendere è il rapporto tra diritto di accesso e segreto d’ufficio. La legge 241 del 1990 non elimina il segreto, ma ne modifica la disciplina, consentendo di superarlo solo attraverso lo strumento formale dell’accesso documentale.
L’impiegato pubblico non può comunicare informazioni o dati in modo informale, ad esempio al telefono o verbalmente, anche se il richiedente ha un interesse legittimo a conoscerli. In assenza di una richiesta di accesso correttamente formale, il segreto d’ufficio prevale in termini giuridici.
Questo principio è fondamentale per comprendere perché la forma dell’accesso sia così rilevante. Il diritto non si esercita attraverso richieste informali, ma esclusivamente mediante la procedura prevista dalla legge.
Solo in questo modo l’amministrazione può valutare correttamente i presupposti dell’accesso e tutelare sia il richiedente sia gli interessi pubblici e privati coinvolti.