Il procedimento amministrativo è un complesso percorso di atti e operazioni finalizzate alla tutela e al perseguimento dell’ interesse pubblico.
La normativa infatti per la gestione e l’organizzazione di questo iter procedimentale prevede un responsabile del procedimento, incaricato di coordinare e gestire l’intero processo, garantendo la trasparenza, l’efficienza e l’efficacia.
In questo articolo, esploreremo i compiti, le funzioni e l’importanza del responsabile del procedimento, alla luce della normativa vigente, in particolare della legge n. 241/1990.
Chi lo nomina?
Il responsabile del procedimento, come definito dall’articolo 4 della legge 241/1990, è la figura che viene incaricato di condurre l’istruttoria e gli adempimenti relativi a un determinato procedimento amministrativo. Esso infatti svolge una serie di compiti cruciali intrinseci nelle fasi del procedimento amministrativo.
L’ incarico che viene assegnato al responsabile può essere assegnato dal dirigente dell’unità organizzativa all’interno della pubblica amministrazione. Fino a quando non viene effettuata tale assegnazione, il funzionario preposto all’unità organizzativa assume la responsabilità del procedimento.
Quali sono i suoi compiti?
Il responsabile del procedimento agisce come interlocutore pubblico, sia all’interno che all’esterno della pubblica amministrazione, seguendo i principi fondamentali di efficienza, efficacia ed economicità. Questi principi guidano l’azione del responsabile del procedimento nel soddisfare le richieste e le domande dei cittadini, assicurando nel contempo il corretto svolgimento del procedimento.
Tra i compiti principali del responsabile del procedimento, individuati dall’articolo 6 della legge 241/1990, e sono:
- Coordinare l’istruttoria valutando le condizioni di ammissibilità e i requisiti di legittimazione per l’emanazione del provvedimento.
- Accertare d’ufficio i fatti necessari al procedimento, adottando ogni misura per garantire un’istruttoria adeguata e sollecita.
- Richiedere dichiarazioni e rettifiche, nonché esperire accertamenti tecnici ed ispezioni.
- Proporre e, se competente, indire conferenze di servizi.
- Curare le comunicazioni, le pubblicazioni e le notificazioni previste dalla normativa.
- Adottare il provvedimento finale o trasmettere gli atti all’organo competente per l’adozione.
Oltre ai compiti stabiliti dalla legge n. 241/1990, il responsabile del procedimento è tenuto a rispettare e adempiere a tutte le funzioni previste anche dai regolamenti regionali che disciplinano il procedimento amministrativo.
Inoltre, ha il potere di convocare presso il suo ufficio i soggetti indicati dall’articolo 7, comma 1, della legge n. 241/1990. Questa interazione diretta consente al responsabile di acquisire chiarimenti e informazioni cruciali per il perfezionamento dell’istruttoria quando necessari.
Durante queste riunioni, di norma, viene redatto un sommario verbale, il quale, a sua volta, deve essere menzionato nel provvedimento finale, garantendo trasparenza e tracciabilità del processo decisionale.
Nel rispetto del principio di trasparenza e nell’ottica di garantire un adeguato coinvolgimento dei cittadini, è compito del responsabile del procedimento fornire le informazioni relative allo stato di svolgimento del procedimento su richiesta dell’interessato. Questo aspetto favorisce la partecipazione attiva dei cittadini nel procedimento amministrativo, promuovendo la fiducia e la collaborazione tra amministrazione e utenti.
Obblighi e Responsabilità
Chi ha l’incarico della gestione del procedimento deve osservare una serie di doveri e deve rispondere di diverse forme di responsabilità, come stabilito dalla legge 241/1990.
Queste disposizioni sono fondamentali per garantire la correttezza e l’imparzialità delle decisioni prese e per tutelare gli interessi collettivi. Una delle principali responsabilità riguarda il dovere di evitare situazioni di conflitto di interessi e di segnalare qualsiasi conflitto, anche solo potenziale.
Questo principio, previsto dall’articolo 6-bis della legge, assicura che il processo decisionale sia trasparente e libero da influenze esterne. In caso di violazione degli obblighi previsti dalla normativa, possono scattare diverse forme di responsabilità, sia penali che civili.
Questo sottolinea l’importanza di un’azione diligente e attenta per evitare pregiudizi a cittadini e altre parti interessate. Inoltre il responsabile che ha l’incarico della gestione è soggetto anche a responsabilità amministrativa e disciplinare. Dal punto di vista amministrativo, si risponde dei danni causati all’amministrazione, inclusi quelli di natura contabile o erariale, risultanti da una gestione non adeguata delle risorse pubbliche.
Sotto il profilo disciplinare, è possibile incorrere in sanzioni per le violazioni dei doveri previsti dalla legge, in base ai contratti collettivi e alle norme di legge previsti dal codice di comportamento.
Questo evidenzia l’importanza del rispetto dei principi etici e professionali, indispensabili per garantire un comportamento corretto e conforme agli standard previsti.
Infine, nel caso in cui chi è incaricato della gestione rivesta anche il ruolo di dirigente, è tenuto a rispondere della sua gestione secondo i principi della responsabilità dirigenziale. In caso di mancato raggiungimento degli obiettivi, potrebbe non essere rinnovato nel proprio incarico dirigenziale.
Qual è il rapporto tra il responsabile e dirigente?
Il rapporto tra il responsabile del procedimento e il dirigente responsabile della struttura è caratterizzato da una stretta interconnessione e da un’organizzazione di tipo gerarchica.
Il dirigente, a capo della struttura competente che sovrintende all’unità operativa responsabile del procedimento, ha il compito coordinare e controllare l’attività del responsabile del procedimento.
Tuttavia, è importante sottolineare che, nonostante la nomina del responsabile del procedimento rientri nella sfera di competenza del dirigente, quest’ultimo non esercita un’autorità gerarchica diretta sul responsabile. Il responsabile gode infatti di un’ampia autonomia decisionale e non può essere considerato un semplice esecutore di direttive.
Nella fase di conclusione del procedimento, al responsabile, gli può essere assegnato il potere di adottare direttamente il provvedimento finale o di trasmettere gli atti all’organo competente per l’adozione definitiva.
È importante notare che l’adozione del provvedimento finale da parte del dirigente dell’unità organizzativa deve rispettare le decisioni e le valutazioni effettuate dal responsabile, a meno che nel provvedimento finale non siano esplicitate motivazioni valide per deviare da tali decisioni precedenti.